Har företagets interna bilpolicy passerat utgångsdatumet (finns det ens ett sådant), eller är den utdaterad i jämförelse med marknaden? Är detta anledningen till att förare hör av sig och undrar varför bilen inte passar in i kalkylen?

En välskriven bilpolicy informerar förare om drivmedel, det vill säga hur tankning och laddning ska ske samt vilka drivmedelskort som gäller, antal tvättar per månad eller år som bekostas av företaget, försäkringsinformation och vad som gäller vid olycka och reparationer. 

Bilpolicyn klargör också om bilen får köras utomlands eller om det krävs särskilt tillstånd innan resa, samt kontaktuppgifter till leasinggivaren och företagets bilansvarige.

Dessutom tydliggörs vem utöver föraren som får köra bilen och om övningskörning är tillåten, hur bilen ska vårdas och underhållas, samt hur beställning och hantering av vinterhjul går till och vem som ansvarar för eventuella parkeringsböter eller fortkörningsböter.

Allt som rör bilen bör ingå i bilpolicyn.

Därtill kan policyn från fall till fall innehålla information om hur återlämning av bilen sker, byte av fordon, tillhörande förarbyte, samt vilken körjournal företaget använder och hur denna ska hanteras. Kort sagt fungerar bilpolicyn som företagets bibel för hur fordonen bäst används och vårdas.

Bilpolicyns primära uppgift är att tydliggöra priser och kostnader; vad bilen får kosta per månad eller vilket maxbelopp som gäller vid inköp. Vidare ska föraren känna till begränsningar gällande bilmärken och vilka modeller som är tillåtna, samt om det finns riktlinjer kring miljöpåverkan, det vill säga fordonets utsläpp, eller om val av fordon styrs av säkerhetsbetyg.

Bilpolicyn varierar mellan olika företag. Ett företag med transportbilar kan exempelvis ha särskilt fokus på hur fordonen ska inredas och underhållas, framförallt om flera förare delar på samma bil. Då är skötseln avgörande för att undvika höga rekonditioneringsavgifter vid återlämning eller försäljning.

Leasingbolagen hjälper ofta till att skapa och uppdatera bilpolicyn utifrån kundens önskemål. Vi rekommenderar alla våra kunder och deras bilansvariga att göra detta tillsammans med kundansvarig.

Exempel på hur ett avsnitt om kostnader och kostnadsberäkning kan se ut i en bilpolicy.

Kostnadsberäkningen i offertförfarandet baseras på operationell leasing med garanterat restvärde. För att fastställa en TCO, vilket innebär den totala månadskostnaden för ägandet, inkluderas följande kostnader: leasingavgift inklusive 50 procent moms, service och reparationer, försäkring, avbrottsförsäkring, fordonsskatt, vinterhjul, ersättningsdäck, administration samt sociala avgifter på förmånsvärdet och hantering av drivmedelskort.

Leasingperioden beräknas till 36 månader (3 år) med totalt 9 000 mil (vilket motsvarar cirka 30 000 km per år). Detta gäller oavsett om den faktiska körsträckan blir högre eller lägre, vilket regleras vid den faktiska beställningen.

Observera att estimerad drivmedelskostnad i detta fall inte ingår i den totala månadskostnaden, vilket innebär att själva ägandet och körandet av bilen kommer att kosta mer än vad exemplet nedan visar.

Men först ska vi prata om nettolöneavdrag

Nettolöneavdrag är något företag kan välja att erbjuda sina förare om de så önskar, det är inte standardpraxis.

Företagets månatliga kostnad ligger till grund för ett eventuellt nettolöneavdrag. Om bilens månatliga kostnad överstiger den accepterade månadskostnaden enligt nedan, görs ett nettolöneavdrag motsvarande det överskjutande beloppet.

Förmånsvärde är en kostnad du som förare betalar:

Om du har en tjänstebil räknas det som en förmån, vilket betyder att du betalar skatt för att få använda bilen privat. Skatteverket bestämmer hur stort förmånsvärdet är, och det läggs till din inkomst när skatten räknas ut. Det du betalar i skatt för förmånen påverkar också din pension. Om du betalar en del av bilens kostnad direkt från din lön, minskar det skattepliktiga värdet.

Reducering av förmånsvärde på grund av omfattande körning i tjänsten hanteras i första hand via medarbetarens egen självdeklaration.

Frågorna som återstår att besvara är:

Vem kontaktar jag när bilpolicyn ska uppdateras?

När bilpolicyn behöver uppdateras, hör gärna av dig till företagets kontaktperson för att boka ett möte. Om du är osäker eller om kundansvarig är på semester, kan du i stället maila Salessupport@santanderleasing.se.

Det kanske är självklart, men att poängtera att detta är något vi hjälper alla våra kunder med kostnadsfritt, oavsett vagnparkens storlek, är viktigt.

Har bilpolicyn passerat utgångsdatumet och behöver uppdateras?

Är detta anledningen till att förare hör av sig med frågor kring varför bilen inte passar i kalkylen?

För att göra det enkelt är ovanstående kategorier ett bra exempel för att tydliggöra vad bilen totalt får kosta per månad. Någonstans mellan 9.000 och 13.500 kr är goda riktlinjer att börja med, men det är ingalunda definitiva siffror. Allt destilleras till vad företaget anser är en rimlig kostnad för bilen som köps in.

Om företaget önskar premiumbilar för samtliga men sätter ett tak på 9.000 kr är bilpolicyn felaktig och speglar inte marknadens verkliga kostnader. 

Tidsmässigt är det vår rekommendation att en bilpolicy kontrolleras vartannat år, för att säkerställa att kostnaderna faktiskt stämmer överens med den tänkta bilen. Detta innebär en gedigen kontroll genom att beställa offerter och se vilken extrautrustning som kan monteras på den ideala bilen.

Då, och enbart då, är bilpolicyn något farligt nära en perfekt balanserad vinägrett; det vill säga att företagets interna bilpolicy är tillräcklig för att kunna hantera bilbeställningar och vägleda förarna under de kommande två åren.

Där har vi svaret på frågan. Om företaget saknar kännedom om den faktiska kostnaden att bruka bilen per månad, inte bara leasingkostnaden, är en uppdatering nödvändig. Med andra ord har (och för att bibehålla tonaliteten) bästföredatumet passerat.